Forum podatkowe

Witam,
Orientuje się ktoś jak to jest z podróżami służbowymi w fundacji? Czy fundacja może zwrócić wolontariuszowi koszty podróży służbowej, podczas której skorzystał on z prywatnego samochodu?

Tak można takie koszty zwrócić wolontariuszowi. Przed wysłaniem w delegację organizacja powinna poinformować wolontariusza, jakie są zasady rozliczania delegacji przyjęte w organizacji.
Koszty służbowych wyjazdów wolontariusza są rozliczane na takich samych zasadach jak wyjazdów pracowników. Podróż prywatnym samochodem dokumentowana jest na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, a kwota zwrotu podróży wyliczana jest na podstawie tzw. „kilometrówki”, czyli stawek ustalonych w ministerialnym rozporządzeniu.

Możliwe są też inne sposoby wyliczenia kwoty zwrotu kosztów (np. na podstawie kosztów paliwa), musi to odbyć się na zasadach ogólnie przyjętych dla rozliczania podróży służbowych w organizacji (np. w dokumencie o nazwie polityka rachunkowości).
Bez względu na przyjęta metodę rozliczania ważne jest to, by końcowe koszty przejazdu samochodu nie przekraczały maksymalnych kwot zwrotu za podróż służbową, określonych w rozporządzeniach opisujących „kilometrówkę”.
Przekroczenie tego limitu powoduje, że nadwyżka nie będzie uznana za koszt uzyskania przychodu .

A jak to powinno wyglądać w praktyce, co powinna zawierać taka ewidencja przebiegu pojazdu, rozumiem, że musi ją sporządzić wolontariusz, czy tak?

Tak ewidencję przebiegu pojazdu musi sporządzić wolontariusz, najlepiej po zakończeniu podróży.
Ewidencja taka powinna zawierać następujące dane:
· nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu;
· numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika;
· kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu;
· opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów;
· stawkę za jeden kilometr przebiegu;
· kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu;
· podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

a co w przypadku gdy nie da się określić faktycznie przejechanych kilmetrów?

W takim przypadku można skorzystać ze stron internetowych, wyznaczających trasy i obliczających liczbę kilometrów między miejscowościami. Należy pamiętać, że maksymalne stawki za jeden kilometr określone są w przepisach (rozporządzeniu). Organizacja może jednak ustalić inną kwotę, bo jeśli stawka za kilometr będzie wyższa niż w rozporządzeniu, to nadwyżka nie będzie stanowić kosztu uzyskania przychodu (co powoduje konieczność odprowadzenia przez organizację podatku dochodowego), a dla wolontariusza może to być przychód objęty podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

ok, dzięki a w jaki sposób można uwzględnić faktury za paliwo?

Podróż służbową jak wspomniałam można także rozliczyć na podstawie faktury za paliwo (uwzględniającej dane organizacji). Także w tym wypadku warto pamiętać o tym, że faktura za paliwo nie powinna opiewać na kwotę wyższą niż stawka wyliczona metodą „kilometrówki”, jeśli organizacja i wolontariusz nie chcą ponosić dodatkowych kosztów podatkowych. Inaczej mówiąc kwota na fakturze powinna odpowiadać liczbie wyliczonych i przejechanych kilometrów, a data powinna zgadzać się z datą podróży. Czasami wymagane jest też oświadczenie o tym, że np. wolontariusz użyczył go bezpłatnie organizacji – w celu odbycia rozliczanej podróży. Aby uniknąć tych komplikacji organizacje przyjmują niekiedy zasadę, zapisaną w dokumencie wewnętrznym, np. polityce rachunkowości, że zwracają za delegacje np. 60% lub 70% kwoty wyliczonej metodą „kilometrówki”

Pamiętać też trzeba, że jeśli mówimy o wolontariuszu, to trzeba z nim podpisać odpowiednią umowę, na podstawie której jest on faktycznie wolontariuszem. W innym przypadku będzie zupełnie obcą dla fundacji osobą.